Kann man bei der Event-Organisation Geld sparen....

....In diesen Zeiten der knappen Budgets und Kapitalrendite (ROI) nimmt die Kosteneinsparung einen immer wichtigeren Platz im Tagesgeschäft ein. Um uns kurz zu fassen, haben wir hier nur einige der vielen derzeit üblichen Ideen zur Einsparung von Kosten bei der Organisation einer Veranstaltung aufgeführt.

• Planen und organisieren Sie Ihr Event lange im voraus und seien Sie flexibel bei der Wahl des Veranstaltungstermins, da viele Veranstaltungslocations günstigere Tarife zu bestimmten Saisonzeiten bieten.

• Prüfen Sie mehrere Angebote, bevor Sie sich für eines entscheiden.

• Generell haben die Hotels gute Preise und machen der ihnen verliehenen Anzahl Sterne alle Ehre. Prüfen Sie deshalb die Möglichkeit, ein 3- oder 4-Sterne anstatt eines 5-Sterne Hotels zu wählen.

• Übergeben Sie dem Organisator oder Koordinator des Event-OK's die Verantwortung für alle Zahlungen; wenn mehr als eine Person dazu befugt ist, entsteht meist Verwirrung und letztendlich wird die Verbuchung der Kosten wesentlich verkompliziert.

• Durch die Verbreitung des Internet sind die Inspektionsreisen nur noch für Großveranstaltungen notwendig.

• Einige Veranstaltungsorte sind offen für Preisverhandlungen, andere nicht.

• Die Popularität einer Eventlocation, die örtliche Konkurrenz und der Termin beeinflussen ebenfalls die Verhandlungsmöglichkeiten.

• Im allgemeinen können Sie in Seminarhotels mit einem Frühbucherrabatt rechnen (6 bis 12 Monate vor Veranstaltungstermin)

• Die meisten Hotels verfolgen eine festgelegte Politik wenn es um Upgrades für VIPs und Freiplätze geht. Diese sind in der Gesamtkalkulation einer Gruppe berücksichtigt, je nach Teilnehmerzahl; demnach gibt es hier wenig Verhandlungsspielraum.

• Das gleiche gilt für die Tagungsräume der Hotels; einige bieten ihren Kunden je nach gebuchtem Zimmerkontingent und der Anzahl Übernachtungen Gratisräume an, andere nicht.

• Es ist möglich, dass sich die Mietpreise der Tagungsräume je nach Tag unterscheiden, meist sind sie Sonntags und Donnerstags günstiger.

• Bieten Sie denjenigen Teilnehmern Frühbucherrabatt an, die sich bis zu einem Stichtag anmelden.

• Wenn es sich um eine Veranstaltung handelt, die jährlich oder mehrmals im Jahr stattfindet oder wenn Sie mehrere Veranstaltungen am selben Zielort planen, dann wäre eine risikoarme, jedoch günstige Lösung, alles im selben Hotel, Eventlocation und/oder mit dem selben Anbieter abzuwickeln, man spricht hierbei von einem Programm mit Stammanbietern.

• Arbeiten Sie mit einem Minimum an Anbietern zusammen.

• Viele Hotels und Caterer bieten Sonderpreise für Frühbucher und Großveranstaltungen an. Meist gilt dies für spezielle Leistungen wie Upgrade auf einen hochwertigeren Wein oder Menü; oder aber auch eine gewisse Flexibilität bei der Servicezeit.

• Viele Restaurants, darunter einige der gehobenen Kateorie, bieten Menüs inklusive Wein, Kaffee und Liköre zu einem günstigeren Preis an, als in ihrer offiziellen Speisekarte veröffentlicht.

• Falls die Veranstaltung in einem Hotel stattfindet, stellen Sie sicher, dass das Hotelpersonal eine Liste mit den zur Rechnungszeichnung autorisierten Personen hat und dass die Hotelleitung Bescheid weiss, dass Sie für keine nicht autorisierten Kosten haften.

• Wenn Sie darüber nachdenken, die Veranstaltung im Freien stattfinden zu lassen, denken Sie unbedingt auch an eine Alternativlocation im Falle schlechten Wetters.

• Die Stabilität des Wetters ist auch ein wichtiger Faktor bei der Planung von Outdoor-Aktivitäten, Abenteuersport oder Golfmeetings und -events.

• Wenn es sich um die Organisation eines Golfevents oder -meetings handelt, beachten Sie bitte, dass die Preise erheblich variieren.

• Einige Museen, Denkmäler und Sehenswürdigkeiten bieten Ermäßigungen für Gruppen.

• Ebenso gibt es Ermäßigungen bei Vorverkauf und für Gruppen für Konzertkarten, Theater und andere Kulturveranstaltungen.

Viel Spass bei der Organisation